Compliance Laboral Obligatorio para Startups en España 2025: Evita Sanciones
El compliance laboral es uno de los aspectos más críticos y frecuentemente descuidados por las startups españolas. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 187.515€ por infracción muy grave, poniendo en riesgo la viabilidad de tu empresa. En esta guía completa, te explicamos qué obligaciones laborales son imprescindibles, cómo implementarlas y qué sanciones evitar.
¿Por qué el compliance laboral es crítico para startups?
Riesgos de no cumplir con la normativa laboral:
- Sanciones económicas elevadas: Multas de hasta 187.515€ por infracciones muy graves
- Inspecciones de trabajo: Pueden paralizar tu operación durante semanas
- Demandas laborales: Costes legales y reputacionales significativos
- Bloqueo de inversiones: Los inversores exigen compliance antes de invertir
- Pérdida de talento: Los mejores profesionales evitan empresas sin garantías laborales
Estadísticas de compliance en startups españolas (2024):
| Área de Compliance | % Startups que Cumplen | Riesgo de Sanción |
|---|
| Contratos por escrito | 85% | Medio |
| Registro de jornada | 60% | Muy Alto |
| Prevención de riesgos laborales | 45% | Alto |
| RGPD (datos empleados) | 55% | Alto |
| Convenio colectivo aplicado | 40% | Medio |
1. Contratación y Alta de Empleados
Obligaciones imprescindibles:
Contrato por escrito
- Plazo: Máximo 10 días desde el inicio de la relación laboral
- Contenido obligatorio: Identificación de las partes, fecha de inicio, tipo de contrato, categoría profesional, salario, jornada, vacaciones, convenio colectivo aplicable
- Sanción por incumplimiento: 626€ - 6.250€ por trabajador
Alta en la Seguridad Social
- Plazo: Antes del inicio de la actividad laboral
- Proceso: Alta telemática a través de Sistema RED o autorizado
- Sanción por incumplimiento: 3.126€ - 10.000€ por trabajador (infracción grave)
Comunicación de apertura del centro de trabajo
- Plazo: 30 días antes del inicio de la actividad
- Organismo: Autoridad laboral de la comunidad autónoma
- Sanción por incumplimiento: 626€ - 6.250€
Libro de matrícula del personal
- Obligatorio: Para empresas con más de 5 trabajadores
- Contenido: Datos personales, categoría, tipo de contrato, jornada, salario
- Sanción por incumplimiento: 626€ - 6.250€
2. Nóminas y Cotizaciones
Obligaciones mensuales:
Elaboración y entrega de nóminas
- Plazo: Antes del último día del mes trabajado
- Contenido obligatorio: Datos de empresa y trabajador, devengos, deducciones, base de cotización, líquido a percibir
- Conservación: 4 años (recomendado: indefinido)
- Sanción por incumplimiento: 626€ - 6.250€
Cotización a la Seguridad Social
- Plazo: Hasta el último día del mes siguiente al cotizado
- Componentes: Contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional
- Sanción por retraso: Recargo del 20% + intereses de demora
Retención de IRPF
- Obligación: Retener e ingresar el IRPF según las tablas de Hacienda
- Plazo: Hasta el día 20 del mes siguiente (modelo 111)
- Sanción por incumplimiento: 50% - 150% de las cantidades no retenidas
3. Registro de Jornada Obligatorio
Normativa vigente (Real Decreto-ley 8/2019):
Características del registro de jornada:
- Obligatorio: Para todas las empresas, independientemente del tamaño
- Contenido: Hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador
- Formato: Puede ser digital o en papel, pero debe ser fiable y accesible
- Conservación: 4 años a disposición de trabajadores e Inspección de Trabajo
Sistemas válidos de registro:
- Aplicaciones móviles: Factorial, Kenjo, Sesame HR
- Hojas de cálculo: Excel compartido (menos recomendado)
- Sistemas biométricos: Huella dactilar, reconocimiento facial (requiere consentimiento RGPD)
- Fichaje manual: Firma diaria en documento físico
Sanciones por incumplimiento:
- Infracción grave: 626€ - 6.250€ por trabajador afectado
- Reincidencia: Puede considerarse infracción muy grave (6.251€ - 187.515€)
Errores comunes en el registro de jornada:
| Error | Consecuencia | Solución |
|---|
| No registrar horas extra | Sanción + reclamación salarial | Registrar todas las horas trabajadas |
| Registro manual sin firma | No válido ante inspección | Usar sistema digital con trazabilidad |
| No conservar registros 4 años | Sanción por falta de documentación | Backup automático en la nube |
| Registro genérico (ej: "9-18h") | Considerado no fiable | Registro real de entrada/salida |
4. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Obligaciones según tamaño de empresa:
Todas las empresas (1+ trabajadores):
- Evaluación de riesgos: Identificar peligros en cada puesto de trabajo
- Planificación preventiva: Medidas para eliminar o reducir riesgos
- Información y formación: Capacitar a trabajadores en PRL
- Vigilancia de la salud: Reconocimientos médicos periódicos (voluntarios salvo excepciones)
Modalidad de organización de la PRL:
- Servicio de Prevención Ajeno (SPA): Contratar empresa externa (más común en startups)
- Servicio de Prevención Propio: Crear departamento interno (empresas 500+ trabajadores)
- Asunción personal del empresario: Solo si empresa tiene menos de 10 trabajadores y actividad no peligrosa
Documentación obligatoria:
- Plan de prevención de riesgos laborales
- Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva
- Medidas de protección y prevención
- Resultado de controles periódicos de condiciones de trabajo
- Práctica de controles del estado de salud de los trabajadores
- Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
Sanciones por incumplimiento:
- Infracción leve: 45€ - 2.450€
- Infracción grave: 2.451€ - 49.180€
- Infracción muy grave: 49.181€ - 983.736€ (si hay riesgo de accidente mortal)
5. RGPD y Protección de Datos de Empleados
Obligaciones de protección de datos:
Datos personales de empleados que debes proteger:
- Datos identificativos: Nombre, DNI, dirección, teléfono, email
- Datos laborales: Nóminas, contratos, evaluaciones de desempeño
- Datos sensibles: Salud (bajas médicas), afiliación sindical, datos biométricos
Medidas obligatorias:
- Registro de actividades de tratamiento: Documentar qué datos recoges, para qué y cómo los proteges
- Cláusula informativa: Informar a empleados sobre tratamiento de sus datos (en contrato o documento separado)
- Medidas de seguridad: Cifrado, contraseñas seguras, acceso restringido
- Consentimiento explícito: Para datos biométricos (huella dactilar) o datos de salud no obligatorios
Derechos de los trabajadores (ARCO):
- Acceso: Derecho a saber qué datos tienes sobre ellos
- Rectificación: Corregir datos inexactos
- Cancelación: Eliminar datos cuando ya no sean necesarios
- Oposición: Negarse al tratamiento de datos en ciertos casos
Sanciones por incumplimiento:
- Infracciones leves: Hasta 40.000€
- Infracciones graves: Hasta 300.000€
- Infracciones muy graves: Hasta 20.000.000€ o 4% de la facturación global anual
6. Convenios Colectivos Aplicables
¿Qué es un convenio colectivo?
Un convenio colectivo es un acuerdo entre representantes de trabajadores y empresarios que regula las condiciones laborales de un sector o empresa. Es de aplicación obligatoria y prevalece sobre el contrato individual en aspectos como salario mínimo, jornada, vacaciones, categorías profesionales.
¿Qué convenio aplica a tu startup?
- Convenio sectorial: Según la actividad principal de tu empresa (ej: Convenio de Consultoría, Convenio de Comercio)
- Convenio provincial o autonómico: Si no existe convenio sectorial específico
- Convenio de empresa: Si tu empresa ha negociado uno propio (poco común en startups)
Cómo identificar tu convenio colectivo:
- Consulta el código CNAE de tu empresa (en escrituras de constitución)
- Busca en el Registro de Convenios Colectivos del Ministerio de Trabajo
- Consulta con una asesoría laboral o gestoría
Aspectos clave del convenio colectivo:
| Aspecto | Qué regula | Ejemplo |
|---|
| Salario mínimo | Salario base por categoría profesional | Técnico Grado Medio: 24.000€/año |
| Jornada laboral | Horas anuales, distribución, horarios | 1.800 horas/año, 40h/semana |
| Vacaciones | Días de vacaciones anuales | 22-30 días laborables |
| Categorías profesionales | Clasificación de puestos y funciones | Grupo 1: Directivos, Grupo 2: Técnicos |
| Plus y complementos | Antigüedad, nocturnidad, peligrosidad | Plus transporte: 100€/mes |
Sanción por no aplicar convenio colectivo:
- Infracción grave: 626€ - 6.250€
- Reclamación salarial: Trabajadores pueden reclamar diferencias salariales + intereses
7. Igualdad y No Discriminación
Obligaciones según tamaño de empresa:
Todas las empresas:
- Protocolo de acoso: Procedimiento para prevenir y actuar ante acoso sexual o por razón de sexo
- Igualdad salarial: Garantizar igual retribución por trabajos de igual valor (independientemente de género)
- No discriminación: Prohibido discriminar por género, edad, orientación sexual, religión, discapacidad, etc.
Empresas de 50+ trabajadores:
- Plan de Igualdad: Diagnóstico de situación, objetivos, medidas y seguimiento
- Registro retributivo: Auditoría salarial por género y categoría profesional
- Registro en el Ministerio: Depositar el Plan de Igualdad en el Registro de Planes de Igualdad
Sanciones por discriminación:
- Infracción muy grave: 6.251€ - 187.515€
- Indemnización al trabajador: Hasta 12 meses de salario + daños morales
8. Desvinculación de Empleados
Tipos de finalización de contrato:
1. Despido objetivo (causas económicas, técnicas, organizativas)
- Indemnización: 20 días por año trabajado (máximo 12 mensualidades)
- Preaviso: 15 días
- Carta de despido: Debe especificar causas de forma clara y detallada
2. Despido disciplinario (incumplimiento grave del trabajador)
- Indemnización: 0€ si se declara procedente; 33 días/año si se declara improcedente
- Sin preaviso: Efectivo desde la notificación
- Riesgo: Si el despido se declara improcedente, debes pagar indemnización + salarios de tramitación
3. Fin de contrato temporal
- Indemnización: 12 días por año trabajado
- Preaviso: Según convenio colectivo (generalmente 15 días)
4. Baja voluntaria del trabajador
- Indemnización: 0€
- Preaviso: Según convenio colectivo (generalmente 15 días)
Documentación obligatoria al finalizar contrato:
- Carta de despido o finiquito
- Certificado de empresa para el SEPE (desempleo)
- Liquidación de haberes (finiquito)
- Baja en la Seguridad Social
Errores comunes en desvinculaciones:
| Error | Consecuencia | Solución |
|---|
| Despido verbal sin carta | Despido nulo, readmisión obligatoria | Siempre entregar carta por escrito |
| Carta genérica sin causas | Despido improcedente | Detallar hechos concretos y fechas |
| No pagar finiquito | Reclamación judicial + intereses | Liquidar en el acto o máximo 10 días |
| No dar certificado SEPE | Sanción + reclamación trabajador | Entregar certificado en 10 días |
9. Inspecciones de Trabajo: Qué Esperan Encontrar
Documentación que revisará la Inspección de Trabajo:
- Contratos de trabajo: Originales firmados por ambas partes
- Registro de jornada: Últimos 4 años
- Nóminas y recibos de salario: Últimos 4 años
- Documentos de cotización a la Seguridad Social: TC1, TC2
- Evaluación de riesgos laborales: Plan de prevención actualizado
- Convenio colectivo aplicable: Copia y justificación de aplicación
- Protocolo de acoso: Documento firmado y comunicado a plantilla
- Registro retributivo: Si tienes 50+ trabajadores
Derechos de la empresa durante una inspección:
- Derecho a estar presente: Puedes acompañar al inspector
- Derecho a solicitar identificación: El inspector debe mostrar su acreditación
- Derecho a un plazo razonable: Si necesitas buscar documentación, puedes solicitarlo
- Derecho a alegaciones: 15 días para presentar alegaciones tras el acta de infracción
Cómo prepararte para una inspección:
- Auditoría interna trimestral: Revisa compliance cada 3 meses
- Digitaliza toda la documentación: Acceso rápido en caso de inspección
- Forma a managers: Deben saber qué hacer si llega un inspector
- Contrata asesoría laboral: Apoyo inmediato ante inspección
10. Comunicaciones Obligatorias
Comunicaciones a la autoridad laboral:
Calendario laboral
- Plazo: Antes del 31 de marzo de cada año
- Contenido: Festivos, horarios, turnos
- Exposición: Debe estar visible en el centro de trabajo
Huelgas y conflictos colectivos
- Plazo: 5 días antes del inicio de la huelga
- Organismo: Autoridad laboral competente
Accidentes de trabajo
- Plazo: 24 horas si hay hospitalización; 5 días si no la hay
- Organismo: Autoridad laboral + Seguridad Social
Traslados colectivos
- Plazo: 15 días antes del traslado
- Organismo: Autoridad laboral
Conclusión: Checklist de Compliance Laboral para Startups
✅ Antes de contratar tu primer empleado:
✅ Al contratar cada empleado:
✅ Mensualmente:
✅ Anualmente:
Recursos adicionales
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